ElTel
Gemensam terminologi för ekonomi över gränserna
och bättre lönsamhet i projekten
Först svårt och krångligt, sedan hur lätt som helst. Det är den enkla sammanfattningen av Eltels multinationella satsning på bättre förståelse i fältorganisationen för ekonomi och därmed lönsammare affärer.
Det började i Sverige
Kommunikationen mellan vårt svenska huvudkontor och kontoren ute i landet fungerade dåligt beroende på att många distriktschefer, arbetsledare och tekniker inte förstod vårt ekonomiska rapporteringssystem. Missförstånd och fel skapade irritation och ledde till dålig kontroll och uppföljning av projekten. Vi rörde oss helt enkelt med olika begrepp för samma sak. Det visade sig också att förståelsen för grundläggande ekonomiska samband var lite si och så, berättar Karin Bartholf, HR-chef på Eltel i Sverige, och fortsätter:
– Då bestämde vi att göra något radikalt åt det. Över hela linjen behövdes bättre kunskaper i ekonomi, framförallt med en gemensam terminologi, och också bättre förståelse för hur det individuella agerandet påverkade lönsamheten i projekten. Ekonomiutbildning med andra ord.
Endast det bästa gott nog
Karin tog kontakt med några olika utbildningsföretag för att få en bild av vad de kunde ställa upp med när det gällde pedagogik och metodik. Tillsammans med bolagets controller och CFO synade hon de här företagen, främst med krav på säkerställande av en gemensam terminologi och förmåga att engagera kursdeltagarna så att resultat i form av långsiktiga effekter kunde påvisas.
– Bonanza var de som bäst förstod vad vi sökte, säger Karin. Deras ekonomipedagogik och metodik att förklara komplexa samband på ett lustfyllt och engagerande sätt övertygade. Dessutom kände de igen sig i en starkt decentraliserad organisation som vår eftersom de hade erfarenhet från flera liknande företag. Därför blev också startsträckan kort när vi bestämde oss.
Aha-upplevelser direkt
Tillsammans med Bonanza genomfördes ekonomiutbildningen i form av en tvådagars workshop – först med distriktscheferna och sedan med produktionsledarna – på temat "Affären i fokus". Grunden var utbildningsprogrammet Rodeo kompletterat med speciellt framtagna övningar som förklarade och enkelt lärde ut begreppen vinstavräkning och kassaflöde. Aha-upplevelserna blev många hos deltagarna. Det om tidigare hade skapat frustration i den ekonomiska rapporteringen blev nu solklart och till och med roligt. Att förstå konsekvenserna av hur en kundorder kalkyleras, utförs och följs upp ekonomiskt och att alltihop påverkar företagets lönsamhet blev en bestående insikt.
Förändrat synsätt och beteende
Karin Artholf igen: siffror har alltid varit viktiga inom Eltel, men eftersom alla inte förstått innebörden av dem förut så har siffrorna inte betytt så mycket för dem som arbetar med order och produktion. Nu är skillnaden påtaglig. Rent praktiskt har vi samband med att vi också gjorde en omorganisation med tydligare ansvarsfördelning och fått ut ekonomiansvaret för projekten på arbetsledarna. De förstår nu vad som händer med lönsamheten om de gör å det ena eller andra viset. Och när det gäller distriktscheferna så har de på ett annat sätt det övergripande affärsansvaret ch slipper peta detaljer. En annan intressant effekt är att alla förstår hur vårt bonussystem påverkas av vars och ens agerande. den enskilde medarbetaren är numera klart intresserad av lönsamheten i varje projekt och ser sambanden med utfallet i form av den egna bonusen. Siffror har blivit jätteintressanta.
Samtidigt i Helsingfors
På Eltel-koncernens huvudkontor i Esbo utanför Helsingfors gick tankegångarna på ett liknande sätt som i Sverige. Koncernen hade vuxit kraftigt under några år med förvärv av verksamheter inom byggnation och underhåll av el- och telenät i ett antal länder. Företagskulturerna varierade då en del verksamheter var avknoppningar från statliga nätoperatörer – och affärs- och lönsamhetstänkandet var dåligt utvecklat. Koncernchefen identifierade det här problemet och bestämde att en genomgripande utbildning i förståelse av ekonomi och affärer behövdes. Han menade att behovet var både kunddrivet och ägardrivet. Ett viktigt ledord blev predictability (förutsägbarhet) – kunderna skulle veta och lita på vad de fick och till vilket pris; internt skulle alla veta att det som lovades också levererades i rätt tid och till rätt pris, och ägarna skulle känna tillförsikt inför Eltels förmåga att leva upp till finansiella mål.
Sju länder, sju språk
Förutom Sverige handlade det om Finland, Norge, Danmark, Estland, Litauen och Polen. Där behövdes kraftfulla utbildningsresurser. Kraven var: hög grad av interaktivitet (learning by doing, inte korvstoppning) och att utbildningen kunde genomföras med duktiga pedagoger lokalt på sju språk samt med viss anpassning till nationella särarter i Eltels verksamhet. Administrativt ansvarig för det internationella projektet blev Lea Lillkåll som tillsammans med Laura Kauppinen, koncernens HR-chef, upprättade kravspecifikationen. Lea berättar: med våra tuffa krav fanns det bara några få utbildningsföretag vi kunde vända oss till. Eftersom vårt svenska bolag hade goda erfarenheter av Bonanza kom de med på vår lista. Frågan var: Klarade de alla länder och språk? Efter noggrann genomgång med tänkbara aktörer beslutade vi att välja Bonanza.
Fokus på intäkter och kassaflöde
– Även för oss blev startsträckan kort. Vi valde nämligen att basera ekonomiutbildningen på "Affären i fokus" som körts i Sverige, säger Lea, och det gemensamma temat blev "Click Business Finance". Men materialet behövde anpassas och översättas för de olika länderna. Vi delade också upp utbildningen i två huvudavsnitt. Det ena handlade om bra allmän grundförståelse för ekonomiska samband och rapporter, och det andra om specifika Eltel-projekt med särskilt fokus å vad som skapar intäkter och hur kassaflödet påverkas.
– Vi testade upplägget först med engelskt material på en pilotgrupp innan vi körde igång med våra distriktschefer. De om några måste förstå vårt affärstänkande när de planerar kunduppdragen.
Workshops med långtidseffekt
– Bonanzas modell med mindre workshops tilltalade oss. I och med att drygt 600 personer skulle utbildas fanns ju annars risken att några kunde gömma sig eller slumra till om forumet var för stort. Nu aktiverades alla – praktiska övningar i små grupper, enskilda frågor till handledaren, redovisningar gruppvis, och konkreta förslag till förbättringar av det egna arbetet. Det sa helt enkelt klick hos många medarbetare.
– Och resultatet kan enklast ammanfattas i ett ord: Fantastiskt. Eftersom vi historiskt har haft olika rapporteringssystem i olika länder har vi nu lagt grunden till ett enhetligt system. I Polen fanns förut tre system. Det är lättare att kommunicera över gränserna när vi menar samma sak. Missförstånd och onödigt arbete elimineras.
– Men vi får inte slå oss till ro. Vi har en del kvar att göra och utbildningen måste fortgå och förfinas för att vi ska få ut maximal nytta. Det ligger också hos alla chefer att se till att varje anställd får den här utbildningen inom ramen för Eltel Academy, avslutar Lea Lillkåll.
Kommentarer från andra ElTel-chefer
Hannu Tynkkynen, Polen
– I vårt polska bolag var det väl lite av en dubbel kulturkrock när vi satte igång ekonomiutbildningen. Först skulle vi enas om en gemensam terminologi för ekonomiska egrepp, vilket komplicerades av att Polen hade tre olika ekonomiska rapporteringssystem som skapade en ganska förvirrad bild hos medarbetarna. Där gjorde Bonanza ett banbrytande jobb. Sedan handlade det om att lära sig förstå vad om skiljer olönsamma projekt från olönsamma (inte alltid självklart i en tidigare planekonomi), och att man som individ kan påverka det. Också i det avseendet var Bonanzas insats föredömlig – lustfylld och engagerad.
Juha Luusua, Finland och Baltikum
– Cash is King var en av de bestående lärdomarna som våra finska och baltiska medarbetare tog till sig. Gör man som Bonanza, förenklar och förtydligar, genom att utgå från den egna privatekonomin och jämföra med företagets ekonomi, så blir pedagogiken kristallklar. Så när vi nu pratar om handlingsplaner för bättre kassaflöde förstår alla varför och bidrar själva med idéer. Och de vet också att resultatet faktiskt kommer att synas i deras plånböcker. Förutom en gemensam förståelse har vi fått en bra plattform att jobba vidare från. Tack Bonanza!
Sonny Nielsen, Danmark
– Om de som deltar i en ekonomiutbildning får något med sig hem som de har direkt nytta av, så är investeringen i tid och pengar motiverad. Under mina år på olika arbetsplatser har jag ofta sett det motsatta. Men när mina 40 medarbetare på Eltel fortfarande pratar om hur Bonanza gjorde en förväntad tråkig utbildning till något riktigt kul och nyttigt med handfasta exempel från vår egen verksamhet – och jag nu ser resultatet i det dagliga arbetet – ja, då kan jag bara konstatera att vi satsade rätt. World class, helt enkelt!
Laura Kauppinen, koncernens HR-chef
– Vi var många duktiga ledare med teknisk takgrund. Däremot har det affärsmässiga ledarskapet varit svagare. Siffror har upplevts som ett nödvändigt ont. Historiskt har organisationen haft cost centers som omvandlats till profit centers, men medarbetarna har gått i otakt med förändringen. En bred ekonomiutbildning internt skulle ge svar på ett antal Varför och koncentreras på en djupare förståelse av affärsprocessen. Vi bedömde att det var klokt att ta extern hjälp. Utmaningen var att hitta ett upplägg som koncernledningen godkände och som också kunde accepteras å olika nivåer i dotterbolagen. Bonanza löste det elegant, och återkopplingen från medarbetarna har varit extremt bra.